OEA-Conformidade Essencial:
Guia Prático para Preenchimento do Perfil do Operador e Acompanhamento no Sistema OEA
A certificação OEA-Conformidade Essencial foi criada para facilitar o ingresso de empresas no Programa Operador Econômico Autorizado (OEA), permitindo uma implementação gradual dos requisitos exigidos pela Receita Federal.
Para orientar os operadores durante essa etapa, a Receita Federal publicou um material com instruções sobre o preenchimento do Perfil do Operador, indicando quais informações devem ser apresentadas no momento do requerimento, quais requisitos poderão ser comprovados após a certificação e como acompanhar as comunicações realizadas pelo Sistema OEA.
Neste guia, reunimos essas orientações em uma linguagem prática e organizada para facilitar a preparação do processo e reduzir o risco de pendências durante a análise.
O que é o OEA-Conformidade Essencial?
O OEA-Conformidade Essencial é uma modalidade do Programa Operador Econômico Autorizado destinada a empresas que desejam iniciar sua jornada no programa por meio de uma implementação gradual dos requisitos de conformidade.
Diferentemente de outras modalidades, o operador apresenta inicialmente um conjunto específico de informações e comprovações. Após a certificação, determinados requisitos poderão ser implementados e comprovados dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal.
Essa estrutura permite que a empresa evolua gradualmente na maturidade de seus controles internos, mantendo o compromisso com a conformidade e com as exigências do Programa OEA.
Etapa 1 — Envio do Requerimento
Antes de enviar o pedido de certificação, a empresa deve preencher integralmente o Perfil do Operador no Sistema OEA e comprovar os requisitos exigidos para essa etapa.
Informações Gerais do Interveniente
A Receita Federal orienta que todos os campos abaixo sejam preenchidos antes do envio do requerimento:
A – Descrição das operações e tipo societário
Descreva as atividades desenvolvidas pela empresa e informe sua natureza jurídica e tipo societário.
B – Proprietários ou principais acionistas
Identifique os proprietários, sócios ou principais acionistas da empresa.
C – Estrutura administrativa e organograma
Apresente a estrutura organizacional da empresa, indicando os principais responsáveis e a forma como as atividades estão distribuídas.
D – Unidades de maior relevância no comércio exterior
Informe quais unidades participam diretamente das operações de comércio exterior.
E – Quantitativo de pessoas
Informe o número de colaboradores da empresa.
F – Filiais domiciliadas no exterior
Caso existam, informe as filiais localizadas fora do Brasil.
G – Estabelecimentos de terceiros
Relacione estabelecimentos de terceiros utilizados nas operações, quando aplicável.
H – Certificações em segurança ou conformidade
Informe certificações relacionadas à segurança, qualidade ou conformidade já obtidas pela empresa.
I – Empresa criada em prazo inferior ao tempo mínimo
Indique essa condição quando aplicável.
J – Previsão de mudanças estruturais
Informe alterações societárias ou estruturais previstas que possam impactar o Programa OEA.
Critérios Gerais
Além das Informações Gerais, deve ser preenchido e comprovado:
1.7 – Compromisso com os termos e requisitos do Programa OEA
Esse compromisso faz parte dos critérios obrigatórios para o envio do requerimento.
Etapa 2 – Requisitos que podem ser apresentados em até 180 dias após a certificação
Após obter a certificação OEA-Conformidade Essencial, a Receita Federal permite que alguns requisitos sejam implementados e comprovados em até 180 dias.
Critérios Gerais
2 – Histórico de Cumprimento da Legislação Nacional (2.1 a 2.3)
Comprova o histórico de conformidade da empresa em relação ao cumprimento da legislação aplicável.
3 – Viabilidade Financeira (3.1)
Demonstra que a empresa possui condições financeiras compatíveis com suas operações.
4 – Sistema Satisfatório de Gestão de Registros Comerciais (4.1 a 4.6)
Abrange os controles e registros utilizados para garantir a rastreabilidade das operações.
5 – Segurança da Informação (5.1 a 5.13)
Refere-se às medidas adotadas para proteger informações e sistemas utilizados pela empresa.
6 – Segurança dos Recursos Humanos (6.1 a 6.8)
Relaciona os controles adotados na gestão de pessoas, incluindo critérios voltados à segurança.
7 – Cooperação e Comunicação (7.1 a 7.5)
Avalia os mecanismos de comunicação interna e de cooperação com os órgãos competentes.
22 – Gerenciamento de Riscos Aduaneiros (22.1 a 22.3)
Trata dos procedimentos adotados para identificar, avaliar e controlar riscos relacionados às operações aduaneiras.
Etapa 3 – Comunicação
Consulte regularmente a aba “Comunicação” do Sistema OEA, pois poderão ser solicitadas informações adicionais.
A ausência de resposta tempestiva poderá comprometer o deferimento da certificação.
Conclusão
O OEA-Conformidade Essencial representa uma importante oportunidade para empresas que desejam ingressar no Programa Operador Econômico Autorizado de forma estruturada e gradual.
No entanto, para que o processo transcorra sem contratempos, é fundamental compreender quais informações devem ser apresentadas no momento do requerimento, quais requisitos poderão ser implementados após a certificação e manter um acompanhamento constante das comunicações realizadas pela Receita Federal no Sistema OEA.
Uma preparação adequada desde o início contribui para reduzir pendências, agilizar a análise do processo e garantir que a empresa cumpra os requisitos previstos para essa modalidade de certificação.
Conte com a OEA Consultoria
A preparação para o OEA-Conformidade Essencial vai muito além do preenchimento do Perfil do Operador. É necessário compreender os requisitos, organizar as evidências e estruturar os processos internos de forma alinhada às exigências da Receita Federal.
A OEA Consultoria possui experiência na preparação de empresas para o Programa Operador Econômico Autorizado e pode apoiar sua organização em todas as etapas da certificação, desde a análise inicial até o acompanhamento da implementação dos requisitos.
Entre em contato com nossa equipe e descubra como podemos ajudar sua empresa a iniciar sua jornada no Programa OEA com mais segurança, conformidade e estratégia.